さて、個人事業主の皆さんは、スケジュール管理はどうされているでしょうか？業種によっては案件・納期を管理したり、打ち合わせの日にちやタスクを設定したり幅広く柔軟に対応できることが必要です。私のおすすめはというと、A2版の壁掛けカレンダー（THE・文字 NK-163）です。
パソコンデスクからいつでも見えるところに貼って、すぐに確認できるようにしています。スケジュールの記入は３色（青・赤・緑）ボールペンを使います。
大事なことは、基本的にスケジュールは空けておくことです。
明日やらなければならないことだけを、カレンダーの次の日に書くだけにします。案件を複数抱えている場合は、その次の日まで埋めても良いでしょう。一つの案件に２～３日かかる場合は線を引っ張ります。
このやり方だと、長くても４～５日後のスケジュールは常に空いています。急に問い合わせが来ても、１週間以内に対応することが可能になるわけです。
私の場合、納期が１か月程度なので、カレンダーの下の余白に、黒で今抱えている案件を箇条書きにし、終わったら取り消し線を引くようにしています。注文が決まったら、余白に追加します。もし案件が次の月に持ち越しなら、次の月のカレンダーの下の余白に、書き写します。各案件には、客先名の他に納期やステータスを補足して記入するようにしています。
このようにして、今抱えている案件を一覧で把握できるように工夫しています。
これは余談ですが、私は同じカレンダーに個人的な趣味の時間なども記入しています。エンゼルスの大谷選手の登板日や将棋のタイトル戦の対局日を把握しておくと、仕事の合間の息抜きになり有用です。ワークライフバランスという言葉がありますが、このやり方だと趣味の予定を見て、間に仕事を調整することも可能になります。普通の会社員が働いている平日に趣味や旅行をして、土日に仕事ができるのも個人事業主の強みです。
今回のカレンダーによる仕事術、フレキシブルな時間管理をしたい方は是非お試しください。コンサルタント等で出張が多い方は大判の手帳で同様のことをしてもよいかもしれません。普段事務所にいることの多い士業の方には、すぐに確認できるカレンダーが非常におすすめです。
私は個人事業主で使用するデータはすべてOneDriveに保存しています。なぜならデータが絶対に消えないからです。以前なら大事なデータはバックアップをとるのが普通でしたね。しかし、バックアップを取る作業自体がすごく手間です。OneDriveを利用するとこの手間がなく、非常に効率的かつ安心して仕事が進められます。
データをOneDriveに保存しておくと、パソコンを新しく更新したときに古いパソコンからデータを移さなければならないということもありません。デスクトップパソコンとノートパソコンの両方で常に最新のデータを使いたいというニーズにも応えてくれます。
OneDriveで無料で使える容量は５ＧＢしかありませんが、Microsoft 365 Personalに加入すればOfficeもついてきて、¥12,984/年で１ＴＢまで使えます。これだけあれば十分です。私はもう個人事業主を始めてから７年目になりますが、まだ２０５ＧＢしか使ってません。Microsoftには新しく１００ＧＢのOneDriveが使えて、¥2,244/年でOfficeも使えるプランもあるようです。個人事業主を始めて数年までならこのプランでも大丈夫ですね。足らなくなったら追加で容量を購入すれば良いだけです。
一点、注意点をあげるとすれば、デフォルトでは、デスクトップにおいたデータファイルもOneDiveに共有されてしまうので、バックアップを管理のところからデスクトップを外しておくと良いでしょう。
もう１点便利な点は、従業員やお客様とデータを簡単に共有することが可能な点です。OneDriveの中のフォルダを右クリックして共有かリンクのコピーで、リンクを作成するだけです。あとはメールで従業員やお客様にリンクを知らせておけば、フォルダに置いておいたデータを加工して、新しくデータファイルをフォルダにあげてもらうことも可能です。従業員同士で進捗やデータを確認することも可能です。ただし、データの削除・編集もできてしまうので、共有するお互いは性善説が前提です。もっとも共有フォルダを超えて、削除・編集は出来ないので、共有用のデータフォルダを作れば良いだけの話です。
少し脱線しますが、士業的には、OneDriveの共有で作成したグループ用のリンクが公衆に利用可能なＵＲＬにあたるのかどうかは興味があるところです。そのうち裁判例がでるのではないでしょうか？
以上、士業の方にかからわらず、これから個人事業主を始めようとしている方やすでに個人事業主でデータのバックアップにお困りの方のお役に立てたら幸いです。
今、話題のChatGPTに弁護士のホームページに求められることを聞いてみました。回答は以下の通りでした（太字の部分）。
弁護士のホームページには次のことが求められます：
- プロフェッショナルなデザイン: 弁護士のブランドやイメージを正確に反映するようなクリーンでプロフェッショナルなデザイン。
- 弁護士に関する詳細な情報: 弁護士の経験、教育、関心分野などを含む。
- 連絡先情報: 電話番号、メールアドレス、オフィス所在地などを明確かつ簡単に見つけられる連絡先ページ。
- 評判や顧客のレビュー: 過去の顧客からのポジティブなフィードバックは、潜在顧客に信頼感と信用を構築するのに役立ちます。
- ブログやニュースセクション: 法律ニュース、法律の変化、弁護士の意見などの定期的な更新は、彼らの分野でのリーダーシップを確立するのに役立ちます。
- 簡単なナビゲーション: サイトは簡単にナビゲートでき、構造が明確であり、ユーザーが必要とする情報を簡単に見つけられるようにする必要があります。
- アクセシビリティ: サイトは、障害を持つユーザーを含め、すべてのユーザーにアクセス可能であるように、Webアクセシビリティ基準を満たす必要があります。
全体として、弁護士のホームページは正確で有用な情報を提供し、プロフェッショナルなイメージを伝え、潜在顧客と連絡を取ることが簡単であるようにする必要があります。
個人的な意見としては、1.,2.,3.,5.,6.あたりは賛成。特に1.はTSUKASAのイメージにぴったりです。2.はTSUKASAでは関心分野から、一歩踏み込んで、信条・主義みたいなところを入れると良いと思います。特にスタートアップの弁護士さんは経験がないこともあるかもしれません。3.は一番重要です。5.のブログは、TSUKASAの機能につけることが可能です。頻繁にブログを更新することはサイトの価値があがり、検索順位の上昇にもつながります。6.もTSUKASAが意識しているところです。よくスマートフォンのメニューで何回も開かないとメニューに辿り着けないサイトがありますが、TSUKASAでは使いやすいユーザーインターフェースを意識しています。
4.はわざわざ評判のレビューを載せるのはわざとらしい感じがするので、載せているところは少ないという印象です。7.は官公庁のウェブ制作では必須ですが、デザインを犠牲にすることになるので、弁護士のホームページでは後見人等が見れれば十分だと個人的には思います。
全体として、潜在顧客と連絡を取ることが簡単であるようにする必要がありますというところが、TSUKASAの考える士業ホームページに求められることと一致しますね。
このようにChatGPTは適切な回答をしてくれますが、必ず自分で事後検証が必要なので注意してください。
